成長段階に応じたコスト管理基盤を。あなたの出張・経費管理の成熟度、星いくつ?

ビジネスが軌道に乗り、社員が増え、組織が大きくなるとコスト管理の難易度も上がります。持続的な売上と利益確保のためには、企業の成長に合わせたコスト管理基盤が重要です。様々な経営管理の課題の中でも、出張・経費支出はコントロールしやすいコストであり、改善効果も高い経営課題と言えます。

コンカーとIDC社は企業の成長と出張・経費管理の関係性を調べる共同調査(*)を行った結果、以下のことが明らかとなりました。

売上の拡大、社員の増加、製品ラインナップの拡充、地理的商圏の拡大など、適切な成長段階に応じた出張・経費管理の成熟度レベルで対応しないと従業員の不満や生産性の低下を招き、売上や収益悪化が発生する

また、出張・経費管理の成熟度レベルには5段階存在することも明らかとなりました。

もし、あなたのコスト管理基盤の成熟度レベルが未熟で、組織の成長段階とギャップがある場合、より高い成熟度の利点を十分理解することで、将来の成長の痛みを乗り切るのに役立つと思います。

それでは出張・経費管理の5つの成熟レベルを細かく見ていきましょう。

ステージ1 : エクセル / 紙ベースの経費申請プロセス

小規模の事業体では、Microsoft WordやExcelで経費精算に関する書式が用意され、出張・経費申請プロセスに活用されているケースが非常に多くあります。これらオフィス系のアプリケーションに精通した経理財務、またはバックオフィスの社員が紙とExcelなどを組み合わせながら日々処理を行っています。ただし、会社が成長するにつれ、この労働集約的なアプローチは限界を迎え、会計システムへのデータインポートなどに多数の問題が発生、業務処理に悪影響が及んでいきます。

ステージ2 : 自動化された出張・経費管理プロセス

Excelと紙処理に限界を迎えると経費精算専用ソフトを利用するようになります。会計システムと連携が容易になり、経理財務部門やバックオフィスの社員の手作業の多くが自動化されます。ただ、現場社員は相変わらず領収書の山と格闘、生産性は変わらず低迷しています。経理財務部門も経費データをすぐにチェックできず、必要に応じて過去のデータを確認します。

ステージ3 : クラウドとモバイルアプリの活用

この段階では、社員がクラウドと連携したモバイルアプリを活用し、経費精算を行います。領収書をスマホで撮影、場合によってはOCRで経費明細を自動読み込みできるケースもあり、入力作業は大幅に効率化されます。経費明細情報がクラウドに記録されるため、社員、組織、会社全体の出張・経費支出の透明性が大幅に向上します。

ステージ4 : オープンプラットフォームを活用したアプリ相互連携サービスの利用

特に社員がグローバル市場で出張・経費精算を繰り返す場合、現地のホテルチェーン、レンタカー会社、そして、航空会社や携帯電話のローミングサービスなどのサービスと連携させることで社員の生産性向上と企業全体での大幅なコスト削減が実現できます。特に付加価値税(VAT)が発生する国ではVAT還付サービスと組み合わせれば効果は絶大。たとえば、10億円の経費支出で約4,000万円の還付金が戻ってくるケースもあります。

ステージ5 : 分析・経費支出予測

この成熟レベルになると過去の実績データから経費支出の予測が可能となります。無駄な支出が発生する前に予定外、または不必要な支出を未然に防止することができます。例えば、出張日程と現地で利用する携帯電話のキャリアを自動マッチング、適切なデータプランへの切り替えの警告を社員に通知、過大請求(通称、パケ死)を防ぐこともできます。

出張・経費管理は成熟度に応じた投資対効果を上げることができます。

企業の成長レベルに応じた出張・経費管理プロセスが存在しますので、現状を無理に見直す必要はありません。適切な成熟度レベルで対応することで新たな効果を実感できます。

  • モバイルの活用、操作性、プロセスの最適化、処理の自動化による社員の負担軽減と生産性向上
  • 出張・経費管理に関わる人的リソースの最適化
  • 社員、組織の支出分析による出張コストの最適化
  • 経費規定・監査ルールの仕組化による不正リスクの排除

企業の成長段階に合わせた出張・経費管理の成熟度レベルについてご紹介しました。現状の業務プロセスを見回し、ギャップがありそうな場合は是非、これらを念頭に置きながら改善するとよいかもしれません。

詳細レポートに関しては こちら からダウンロードできますので、是非、ご活用ください。

* Driving Business Value through Travel and Expense Management Maturity, IDC, January 2016

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