出張・経費精算からはじめるスマートな働き方

今日の競争環境で企業が安定的に成長しつづけるためには、売上自体の伸長と利益確保に向けた適切な仕組み(ITテクノロジー)の利用が欠かせません。また、連続的なイノベーションを起こすために魅力的な人材の確保と活用がカギとなります。

企業のコスト構造を分析すると、出張・経費コストは2番目に大きい統制可能なコストであり、特に経営資源が限られた中堅・中小企業が注目すべき経営課題です。また、出張業務や経費精算業務は社員に苦痛を強いるムダな業務であり、なるべく負荷をかけない仕組み作りが大切です。

より安価な投資で出張・経費コストを最適化し、同時に人材の労働生産性を上げていくにはどうすればよいでしょうか?仕組みで対応するために検討すべき4つのポイントをまとめてみました。

1. その仕組みは経費精算を自動化してくれますか?

経費精算業務は全く付加価値を生まない超間接業務です。とはいえ、現状、なくせる業務でもないので、社員に負担をかけない仕組みにするのがベストです。ポイントは自動化。経費明細の入力や仕分けを自動化できれば、大幅なコスト削減と生産性向上が望めます。手動で経費精算を行う場合、一経費申請(領収書が数枚申請用紙についている状態)当たり約2,000円のコストが発生しますが、自動化すれば約1,200円となり、約4割の管理コストの削減(*1)が可能です。

2. その仕組みは経費明細レベルまでの見える化を支援してくれますか?

厳しい経済環境の中でも、適切なコスト管理ができれば、売上アップと同等の効果が得られます。経費精算の自動化で、不正経費リスクを排除しながら、経費入力、仕分の自動処理が実現できるため、結果的に分析活動もリアルタイムとなります。現状把握が問題解決のスタートポイントです。経費明細の分析をすることで、集中購買や特定の取引先との包括契約などのアイデアにつながり、より戦略的なコスト削減が可能になります。

3. その仕組みは企業の成長ステージに合わせた支援をしてくれますか?

ほぼすべての企業が成長を望み、その成長ステージにあった仕組みを利用することが大切です。中堅・中小企業の場合、これからの成長に応じた機能性の拡充と投資に見合う効果が得られることが前提ですので、仕組み自体もあなたと一緒に成長するものがよいでしょう。出張、コンプライアンス、請求書など、様々なバックオフィス業務を支援するソリューションと連携するものを選択すべきです。また、ビジネスが拡大し、世界市場へ乗り出すため、海外出張業務も増えそうであれば、出張手配と経費精算が統合されたものを事前に選んでおくと将来、困ることはありません。海外出張コストは額も大きく、適正化の余地は大きいからです。

4. その仕組みはモバイル対応で使いやすいですか?

最後のポイントは社員全員の生産性にとって重要です。もし、スマホで出張・経費精算のすべてが完結できれば、社員は移動中や待ち時間などスキマ時間を使って、スマホで経費精算を行うでしょう。経費精算のために経費を使って会社に戻る、なんてことはもうやめましょう。2017年1月より領収書の紙での原本保管義務(7年間)に関する規制緩和が実施されます。所轄の税務署に申請手続きを行い、適切な仕組みを整備すれば、領収書の糊付けから社員を解放できます。スマホで領収書を撮影すれば紙ではなく、そのデジタル画像が原本となり、紙の領収書は捨てることができます。規制緩和のメリットを享受するには新しいe文書法に対応した仕組みを選択する必要があります。

 

もし、あなたが経理・財務部門の社員に世界中のどこからでも、リアルタイムに経費精算システムや会計システムにアクセスできる仕組みを整備すれば、現状に即した意思決定ができます。

モバイルも組み合わせれば、全社員の経費精算業務をスマートに改革、労働生産性の向上や魅力的な人材確保と活用につなげられるかもしれません。

 

日本のサラリーマンは経費精算に生涯52日を費やして(*2)おり、出張・経費精算業務の効率化は働き方改革に直結するはずです。是非、新しい仕組みを導入するヒントとして上記、ご参考いただければと思います。

*1 Aberdeen Group’s 2013 study, “Managing the T&E Lifecycle: Integrating Processes, Driving Performance.”

*2 サラリーマンの経費精算に関する実態調査(株式会社コンカー 2016年6月実施)

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