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キーコーヒー株式会社

Concur Expenseによる精算業務効率化で金曜恒例の“精算待ちの行列”を解消。
小口現金取り扱い額も1年で半減。

 

SAP Concur を選択した理由

  • データ連携により経費精算業務の大幅な効率化が可能
  • 電子帳簿保存法対応で将来的にペーパーレス化を実現できる
  • モバイル活用で時と場所を選ばず申請・承認が可能
  • 監査ルールで申請の不備や入力ミスを 容易にチェックできる


1920年の創業以来、コーヒーに関する総合企業として業界を牽引してきたキーコーヒー株式会社(以下、キーコーヒー)。同社では、基幹 システムの刷新にまでは着手できないなか、懸案となっていた業務効率の改善、ペーパーレ ス化を進めるための第一歩として、2018年にConcur Expenseを導入した。精算業務のプロセスを大幅に見直し、コーポレートカードの利用が定着した結果、小口現金取り扱い額を半減することに成功。また、精算業務の非効率性の象徴だった「精算を待つ従業員の行列」が完全に解消された。


日本のコーヒー文化を担う老舗が 経費精算業務の効率化に着手

当時キーコーヒー本社では、毎週金曜日、営業担当の経費精算の順番を待つ事務員の行列が恒例となっていた。また、小口現金の出納業務のために各営業所に経理の人員を最低1名は配置しなければならなかった。さらに、勘定科目違いや消費税漏れ、役職に応じた宿泊手当の間違いといった従業員からの申請内容の誤りが一向に減らず、人的チェックにも限界を感じていた。そうした経費精算における諸問題を、システムを活用して一気に解消したいと考えた。

「データ連携」をはじめとしたSAP Concurの将来性とコンセプトが選定の決め手

経費精算システムの導入プロジェクトの責任者となった松本氏は、複数社の製品をさまざまな観点から比較検討し、Concur Expenseを 選ぶべきとの結論に達した。まず重視したのは将来性だ。最終的にペーパーレス化を実現したいと考えていた同社だが、当時、電子帳簿保存法対応の製品を提供していたのはコンカー社だけ。新たなことに積極的に取り組む姿勢が信頼できると感じた。 選定理由としてさらに大きかったのが、クレジットカードや交通系ICカードなど、連携できるデータの種類が豊富で、今後さらに増える予定であることだ。『データ連携により手入力を無くし、 業務を効率化しガバナンスを向上させよう』というコンカー社のコンセプトのもと、各種カードから取り込んだデータを利用でき、自分たちは入力しなくていいという点が決め手になった。

金曜恒例の“精算待ちの行列”を解消し、 月次の経費チェックを1/3に削減

Concur Expense稼働後、同社の経費精算業務のプロセスは格段に効率化された。申請者は、現金・カードを問わず、必須項目を入力し、スキャンした領収書の画像とあわせて精算内容を申請するだけだ。 経理側の業務負担も大幅に軽減された。Concur Expenseでは、監査ルールを設定し、申請内容に不備があれば、BIツールで自動的にチェックできる。そのため、経理課が月次で行っていたチェック作業は 1/3に削減。同社において精算業務の非効率性を象徴するものだった毎週金曜日の行列も解消された。

監査ルールやBIレポートの活用により、ガバナンス強化。小口現金も1年で半減

Concur Expense稼働後、もう一つ大きく変 わったのが従業員のガバナンス意識だ。 経理課が全国の申請を毎日チェックしていることが全社的に認知され、ガバナンス強化につながっていると感じると松本氏は語る。それだけではなく、従業員の半数以上がコーポレートカードを利用するようになった。これにより、現金精算は激減。小口現金の取り扱い額は、前年の半分に圧縮され、キャッシュフローにも貢献した。

現状では従業員のスマートフォン所 有率の低さのため保留していますが、今後は電子帳簿保存法対応にも取り組み、 “紙文化”からの脱却を目指している。


「基幹システムは従来のまま、 “入り口”をConcur Expenseに変えただけで、金曜恒例の“精算待ちの行列”が解消されました」

- キーコーヒー株式会社 財務部  経理課長 松本博英氏



業種

食品・飲料

従業員

連結1,176名、単体 824名 (2019年3月現在)

地域

東京,日本

利用製品

Concur® Expense
Concur® Intelligence

利用可能な事例資料